Pięć wskazówek, jak zarządzać miejscem pracy podczas COVID-19

Praktycznie z dnia na dzień mogliśmy obserwować, jak zmieniają się trendy na rynku pracy, co było związane z koniecznością wprowadzenia przez wielu pracodawców modelu home office. Nawet organizacje z bardziej tradycyjną kulturą pracy, takie jak jednostki administracji publicznej czy szkoły wyższe, musiały wprowadzić w swoich strukturach pracę zdalną. Cel był oczywisty – ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Z kolei firmy, które już wcześniej pracowały w tym modelu na znaczną skalę, musiały rozszerzyć go jeszcze bardziej.

Zakłócenia i zaskakujące sytuacje są nieuniknione bez względu na to, jaki sektor reprezentuje dana firma. Te z nich, które skutecznie poradzą sobie z momentem kryzysu, będą lepiej przygotowane na to, co przyniesie przyszłość. Podczas gdy pracownicy organizują swoje biura w domowym zaciszu, eksperci specjalizujący się w środowisku pracy są kluczowi dla kształtowania produktywnej i angażującej kultury organizacyjnej bez względu na to, skąd aktualnie pracuje zespół. 

Poniżej prezentujemy wskazówki, jakie narzędzia i wsparcie powinien zapewnić pracodawca, aby pomóc swojemu zespołowi w utrzymaniu efektywności i skuteczności podczas pracy zdalnej.

1. Zdrowie i dobre samopoczucie ponad wszystko

Najwyższym priorytetem każdej organizacji powinna być ochrona zdrowia pracowników, klientów, dostawców i innych partnerów biznesowych. Wiele organizacji pokazuje swoje zaangażowanie, tymczasowo zamykając biura (lub ich części) i wdrażając plan pracy zdalnej.

Jednak co z pracownikami, którzy nie mogą wykonywać swojej pracy w modelu home office? Jedną z metod jest wydzielenie przestrzeni, na których pracownicy mogą wykonywać swoją pracę bez kontaktu z innymi ludźmi. Niektóre firmy energetyczne testują nawet pomysł, aby operatorzy mogli spać w elektrowniach, co ma na celu zminimalizowanie ewentualnej ekspozycji na wirus COVID-19.

Takie środki mogą wydawać się ekstremalne, jednak ich wprowadzenie jest konieczne, aby zachować ciągłość dostaw usług, które są kluczowe z punktu widzenia życia wszystkich obywateli. Obecna sytuacja wyraźnie pokazała też, jak ważne jest zwracanie uwagi na kwestie „zdrowia budynku”, takie jak wentylacja, filtracja powietrza, czyszczenie oraz gotowość do utrzymania zarządzania obiektami. Chęć pracy w „zdrowych budynkach” będzie też priorytetem właścicieli, zarządców i najemców po tym, jak obecna epidemia koronawirusa wygaśnie.

2. Zbuduj odpowiednią infrastrukturę dla wirtualnego miejsca pracy

Podstawy wirtualnego miejsca pracy są ściśle związane z tym fizycznym. Łączą je takie elementy jak przestrzenie do współpracy, czy dzielenia się pomysłami. Jednak zapewnienie każdemu pracownikowi podstawowych technologii skutecznych do pracy środowisku wirtualnym: laptopów, systemów udostępniania plików, dostępów do niezbędnego oprogramowania i szybkiego WiFi w domu, może być sporym wyzwaniem.

Oprócz podstawowej infrastruktury organizacje będą musiały zapewnić też dostęp do odpowiednich narzędzi do współpracy i komunikacji, aby pracownicy mogli nadal ze sobą współpracować, tyle że wirtualnie. Projektując miejsca pracy, przestrzenie są często pomyślane tak, aby ludzie, którzy powinni ze sobą współpracować, siedzieli blisko siebie. Teraz musimy zastanowić się, jak odtworzyć koncepcję współpracy w środowisku online. Począwszy od wewnętrznych aplikacji do czatowania i komunikatorów po rozwiązania do wideokonferencji i odpowiednie szkolenia w zakresie korzystania z nich – te rozwiązania są kluczowe, aby połączyć ze sobą osoby pracujące z wielu różnych lokalizacji.

Pomocne w tym zakresie może być zatrudnienie osoby np. na stanowisku Digital Workplace Manager, który będzie wspierał zespół podczas przygotowań do pracy zdalnej. Element wsparcia może obejmować stanowisko Workplace Designer, który zapewnia porady i narzędzia potrzebne do skonfigurowania ergonomicznego stanowiska pracy w domu, a także wirtualne biuro pomocy, które pomaga pracownikom w poruszaniu się po skomplikowanych konfiguracjach systemów IT.

3. Wysokie zaangażowanie dzięki wirtualnym inicjatywom firmy

W nowej rzeczywistości, kiedy nawet kawiarnie i restauracje pozostają zamknięte , praca w domu przy niewielkiej lub praktycznie zerowej interakcji z innymi może zmniejszyć zarówno naszą efektywność, jak i zaangażowanie.

Firmy muszą więc podjąć kroki w celu zapewnienia pracownikom kontaktu ze współpracownikami, nawet jeśli pracują oni z innych lokalizacji. Wirtualne rozmowy przy kawie, happy hours lub kluby z książkami, a także gry czy wspólne lunche online mogą znacznie w tym pomóc, zapewniając poczucie wspólnoty i przynależności, dopóki życie nie wróci do normy.

Chcąc wzmocnić kulturę organizacyjną, ważne jest, aby zdać sobie sprawę z różnorodności wyzwań, przed którymi stoją aktualnie pracownicy. Pracownik z osobowością ekstrawertyczną, pracujący indywidualnie z małego mieszkania, może czuć się samotny, podczas gdy pracujący rodzic może być pod silną presją, zapewnienia opieki małym dzieciom lub zarządzania domową edukacją w środku dnia pracy. W związku z tym ich gotowość, aby uczestniczyć w dodatkowych inicjatywach online organizowanych przez firmę może się różnić. Wszyscy jednak mogą brać udział w zwykłych rozmowach telefonicznych lub wideokonferencjach ze swoimi zespołami na temat spraw związanych z pracą, a także korzystać z cyfrowych narzędzi, które ułatwiają współpracę.

4. Przeglądaj alternatywne miejsca pracy poza domem i biurem

W niektórych przypadkach pracownicy, którzy z różnych przyczyn nie mogą przychodzić do biura, nie będą mogli pracować również w modelu zdalnym, ponieważ ich funkcja jest zbyt wrażliwa, aby można ją było wykonywać w niezabezpieczonym miejscu.

Dlatego niektóre organizacje wybierają alternatywne miejsca pracy, takie jak centra coworkingowe. Jeśli zastanawiasz się nad taką opcją, ważne jest, aby upewnić się, czy dana przestrzeń nie zagraża zdrowiu pracowników. Należy się też dowiedzieć się, kto ma dostęp do obiektu. W dłuższej perspektywie, więcej organizacji może dostrzec wartość alternatywnych miejsc pracy, w których w przypadku sytuacji awaryjnych zespół może utrzymać swoją produktywność.

5. Traktuj komunikację jako ulicę dwukierunkową

Przejrzysta komunikacja jest niezbędna do zapewnienia transparentności w aktualnej bardzo dynamicznej rzeczywistości. Należy zatem ustanowić procedury i wytyczne w celu przekazywania pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat planów reagowania na sytuacje kryzysowe. Pomocna może być dedykowana strona internetowa dająca pracownikom dostęp do wszelkich poszukiwanych informacji na temat zasad funkcjonowania w miejscu pracy i niezbędnych aktualizacji związanych z sytuacją.

Co równie ważne, unikaj negatywnej komunikacji, zapewniając odpowiednie rozpowszechnianie informacji i unikając „fałszywych wiadomości” lub „infodemii”. („Infodemic” to nadmiar informacji, co utrudnia znalezienie wiarygodnych źródeł i wiarygodnych wskazówek, kiedy ich potrzebują).

Z góry przyjmij, że pracownicy będą mieli wiele obaw dotyczących wpływu danych wydarzeń nie tylko na ich dzień pracy, ale także długoterminowych konsekwencji dla gospodarki i działalności ich firmy. Zadbaj o przygotowanie komunikacji odpowiednio, aby odpowiedzieć na oczekiwania pracowników w tym okresie oraz skonfiguruj kanały informacji zwrotnej dla tych osób, które mają wątpliwości i pytania.

W jaki sposób COVID-19 zmieni przyszłość pracy?

Nie da się przewidzieć długoterminowych konsekwencji nagłego, masowego przejścia na pracę zdalną, ale możliwych jest kilka scenariuszy. Jednym z nich może być swoboda w wyborze miejsca pracy. Jednak równie prawdopodobne jest, że po ustaniu epidemii, będziemy dążyć do interakcji twarzą w twarz, której tak bardzo brakuje nam podczas izolacji. To jasno pokazuje, jak przestrzeń biurowa wpływa na to, jak wszyscy czujemy się i pracujemy każdego dnia. Eksperci z obszaru środowiska pracy będą odgrywać coraz ważniejszą rolę w kształtowaniu przyszłości miejsc i przestrzeni, w których możemy się spotkać, współpracować i czerpać inspirację.

WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI: JLL i zespół naszych pracowników nie są upoważnieni ani wykwalifikowani do przygotowywania strategii zachowania ciągłości biznesowej innych podmiotów lub do przygotowania planów z zakresu zdrowia i porządku publicznego. Chociaż dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić aktualną listę publicznie dostępnych zasobów, wszystkie szczegóły dotyczące COVID-19, a także jego konsekwencje dla zdrowia i polityki publicznej, powinny być konsultowane z niezależnym specjalistą.